Modernes Benchmarking: Der "Röntgenblick" durch mittelständische Unternehmen

Benchmarking ist ein kennzahlenbasierter Vergleich mit anderen Unternehmen. Durch Abweichung von Ist-Wert des Unternehmens und bester Ausprägung– dem Benchmark – innerhalb der relevanten Vergleichsgruppe ergibt sich das Potenzial für die betrachtete Kennzahl.

Das Orglinea-Benchmarking umfasst etwa 60 Kennzahlen. Für jede Kennzahl wird dabei, neben dem Ist-Wert des Unternehmens und dem Benchmark, auch der Medianwert geliefert (vgl. Abbildung 1). Für Kennzahlen mit einer schwachen Ausprägung innerhalb der Vergleichsgruppe kann damit das Gesamtpotenzial aus der Differenz zwischen Ist-Wert und Benchmark in zwei Teile aufgespalten werden. Dies ermöglicht im Anschluss eine entsprechende Priorisierung bei der Aufstellung eines Maßnahmenplans zur Verbesserung der Unternehmensperformance. Dabei bietet sich an, in einer ersten Phase, mit kurzfristig umsetzbaren Maßnahmen zunächst den Medianwert der betreffenden Kennzahlen zu erreichen. In einer zweiten Phase können dann die weiteren Potenziale adressiert werden.

Methodisch kann Benchmarking entweder Datenbank-basiert oder Prozess-orientiert erfolgen (vgl. Abbildung 2). Der Datenbank-Ansatz ist besonders für kleinere und mittlere Unternehmen geeignet, da er zügig mit überschaubarem Aufwand Ergebnisse liefert. Dabei ist der Umfang der Vergleichsgruppe in der Datenbank typischerweise groß mit 20-200 Unternehmen in der relevanten Branche und Unternehmensgrößenklasse. In der Datenbank erfolgt das Benchmarking mit aggregierten Werten auf Unternehmens- oder Bereichsebene. Die relevante Branche kann dabei die des Unternehmens sein, oder eine andere, die von besonderem Interesse ist. Beispielsweise der Vergleich eines Industrieunternehmens mit Internetunternehmen zur Identifizierung von Potenzialen hinsichtlich Innovationskraft und Mitarbeiterführung.

Dagegen ist das Prozess-Benchmarking besonders für größere und komplexere Unternehmen geeignet. Die Auswahl der geeigneten Benchmarking-Partner, die Datenaufnahme auf einer beliebigen Detaillierungsebene und die Auswertung der Daten haben Projektcharakter, wodurch der Aufwand für dieses Vorgehen deutlich höher ist als bei einem Datenbank-gestützten Ansatz. Typischerweise ist die Vergleichsgruppe mit einer Handvoll Benchmarking-Partner dabei klein. Die Geheimhaltung und Nachvollziehbarkeit der Daten innerhalb der Vergleichsgruppe kann problematisch sein.

Das Datenbank-gestützte Benchmarking der Orglinea ist analog einer Balanced Scorecard aufgebaut mit den klassischen Perspektiven Finanzen, Kunden, Lernen & Entwicklung (Beschäftigte) sowie Geschäftsprozesse. Damit lässt sich ein Ursache-Wirkungszusammenhang herstellen, der eine hypothesenbasierte Analyse der Kennzahlen ermöglicht (vgl. Abbildung 3). Die Auswertung der Daten innerhalb der Vergleichsgruppe erfolgt dabei strikt anonymisiert.

Unsere Erfahrung zeigt, dass kein Unternehmen bei allen Kennzahlen „top“ ist, sondern immer Kennzahlen existieren, die große Potenziale aufzeigen. Das Benchmarking legt damit den Finger auf die Wunde der „Produktivitätskiller“, die eine noch bessere Performance bis dato verhindert haben. Der Kennzahlenvergleich erfolgt mit der weltweit größten Benchmarking-Datenbank mit mehr als aktuellen 100.000 Unternehmensdatensätzen für nahezu alle Industrie- und Dienstleistungsbranchen. Die Orglinea kooperiert dabei mit dem Fraunhofer-Institut IPK.

Das Vorgehen ist darauf ausgelegt, mit einem überschaubaren Aufwand belastbare Resultate zu erzielen. In vielen Fällen ist das Benchmarking für mittelständische Unternehmen zum günstigen Festpreis möglich und liefert meist große und tatsächlich realisierbare Potenziale für Umsatzsteigerungen, Kostensenkungen und Liquiditätsverbesserungen. Die Benchmarking-Analyse erfolgt dabei anhand von insgesamt 63 Kennzahlen (vgl. Abbildung 4).

Eine aktuelle Studie von Bain & Company aus 2015 bekräftigt die Bedeutung von Benchmarking und Balanced Scorecard. Unter deutschen Managern belegt Benchmarking Platz 3 bei dem Einsatz der beliebtesten Managementwerkzeugen mit einem Nutzungsgrad von 48% und die Balanced Scorecard belegt Platz 6 mit einem Nutzungsgrad von 39% (vgl. Abbildung 5).

Benchmarking-Ergebnisse

Das Datenbank-Benchmarking liefert Erkenntnisse über die relative Position des betrachteten Unternehmens innerhalb der relevanten Vergleichsgruppe. Für jede der 63 Kennzahlen wird der Absolutwert des betrachteten Unternehmens und die relative Position im Vergleich zur Vergleichsgruppe[1] ermittelt. So wird das Potenzial identifiziert und der Abstand zum Median und zur Best Practice quantifiziert (vgl. Abbildung 6). In dem Beispiel beträgt die Produkteinführungszeit 8,5 Monate mit einem Perzentil von 24, was bedeutet, dass nur 24% aller Unternehmen in der Vergleichsgruppe noch schlechter sind. Dagegen benötigen Top-Unternehmen nur 2,5 Monate für die Einführung eines neuen Produkts.

[1] In %, entspricht Perzentil, 100 = Weltklasse