Das sensible Thema Fehlzeiten besser managen

Von Matthias Wendler

Key Takeaways

1. Krankenstand ist ein zentraler Wettbewerbsfaktor – nicht nur ein HR-Thema
   Die Krankenquote ist in Deutschland seit 2005 um fast 50 % gestiegen und liegt international sehr hoch. Für mittelständische Unternehmen bedeutet das: Steigende Kosten, geringere Produktivität und ein realer Wettbewerbsnachteil gegenüber Firmen in Ländern mit deutlich niedrigeren Fehlzeiten. Eine unterdurchschnittliche Krankenquote wirkt dagegen unmittelbar profitabilitätssteigernd.
2. Der Großteil der Fehlzeiten ist beeinflussbar – Fokus auf wenige Krankheitsarten genügt
   Fast die Hälfte aller AU-Tage entfällt auf nur drei Ursachen: Muskel-/Skelett-Erkrankungen, Atemwegserkrankungen und psychische Erkrankungen. Während Arbeitsunfälle rückläufig sind, treiben insbesondere Atemwege und Psyche den Anstieg. Genau hier liegen die größten wirtschaftlichen Hebel für Prävention, Führung und Arbeitsgestaltung.
3. Systematisches Gesundheitsmanagement zahlt sich schnell aus – bei klarer Führung
   Ein schlankes, methodisches Vorgehen (Analyse → Sensibilisierung → Integration in Führungsinstrumente) kann die Krankenquote deutlich senken. Das Praxisbeispiel zeigt: Eine Reduktion der Fehlzeiten kann die Umsatzrentabilität und das Wohlbefinden der Beschäftigten deutlich verbessern.

Die entscheidende Frage ist weniger, ob Fehlzeiten gesenkt werden können, sondern wie systematisch und rechtssicher dies in mittelständischen Unternehmen gelingt.

Der Fehlzeiten-Report 2025 der AOK zeigt, die durchschnittliche Krankenquote belief sich zuletzt in 2024 auf 6,5 % in Deutschland. Rechnerisch waren dies 19,8 Arbeitsunfähigkeitstage je Beschäftigten, ein Zuwachs von 48 % seit 2005 (Abbildung 1). Dabei ist nicht jeder AU-Tag auch ein verpasster Arbeitstag, da sich die Krankmeldungen auf Wochentage beziehen. Bei Arbeitsunfähigkeiten, die Wochenenden einschließen, werden die Wochenenden mitgezählt. Der tatsächliche Arbeitsausfall hängt vom Arbeitszeitmodell und Beschäftigungsgrad ab. Bei Vollzeitbeschäftigten liegt der tatsächliche Arbeitsausfall daher meist geringfügig unter den AU-Tagen. Der langfristige Trend zeigt nach oben, auch wenn zuletzt die Krankenquote leicht zurückgegangen ist. Der hohe Anstieg in 2022 gegenüber dem Vorjahr kann mit der damals neuen Möglichkeit der telefonischen Krankmeldung zusammenhängen.

Abbildung 1
Arbeitsunfähigkeit in Deutschland nimmt im Zeitablauf deutlich zu

Quellen: AOK; OrgLinea-Berechnungen.
Hinweise: Jahresdurchschnitte Deutschland gesamt, AOK-Mitglieder mit Krankengeld-anspruch (ab 2007), ohne ALG-II-Empfänger.

Dabei umfassen die Krankheitsarten Muskel/Skelett, Atemwege und Psyche insgesamt 48 % aller AU-Tage (Abbildung 2). Arbeitsunfälle spielen mit durchschnittlich 0,67 AU-Tagen pro Beschäftigten und einem Anteil von 2,8 % an allen AU-Tagen in 2024 eine untergeordnete Rolle. Zudem sind die AU-Tage durch Arbeitsunfälle seit 2014 um 3 % gesunken. Verbesserungen beim betrieblichen Gesundheitsmanagement und Maßnahmen zur Erhöhung der Arbeitssicherheit wirken offensichtlich positiv. 

Abbildung 2
Muskel/Skelett, Atemwege und Psyche mit Anteil von 48 % an gesamten AU-Tagen

Quellen: AOK; OrgLinea-Berechnungen.
Hinweis: Anteil Krankheitsarten an AU-Tagen der AOK-Mitglieder in 2024.

Dagegen sind die gesamten AU-Tage seit 2014 um 25 % gestiegen (Abbildung 3). Den größten Anstieg weisen Atemwegserkrankungen mit 72 % und psychische Erkrankungen mit 47 % auf. Deutlich geringer ist der Anstieg bei Muskel/Skelett-Erkrankungen und Verletzungen während Herz/Kreislauf- und Verdauungserkrankungen sogar abnehmen. 

Abbildung 3
Krankheitsarten Atemwege und Psyche mit größtem Anstieg der AU-Tage

Quellen: AOK; OrgLinea-Berechnungen.
Hinweis: Alle AOK-Mitglieder.

Im internationalen Vergleich sind die krankheitsbedingten Fehlzeiten in Deutschland neben Spanien und Frankreich besonders hoch (Abbildung 4). In anderen großen Industrieländern sind diese mit 25 % bis 53 % des deutschen Niveaus erheblich niedriger. Die hohe Kostenbelastung durch krankheitsbedingte Fehlzeiten in deutschen Betrieben führt unmittelbar zu einem internationalen Wettbewerbsnachteil. 

Abbildung 4
Hohe krankheitsbedingten Fehlzeiten in Deutschland im internationalen Vergleich

Quellen: OECD; OrgLinea-Berechnungen.
Hinweise: Normierte Jahresdurchschnittswerte 2024 für Vollzeitbeschäftigte; Daten UK für 2020; differenzierte Erhebungsmethode in USA und Kanada.

Es ist daher im unternehmerischen Interesse, die Krankenquote nachhaltig zu senken. Natürlich gibt es Krankheitsgeschehen, die sich der betrieblichen Einflusssphäre entziehen. Aber die unternehmerischen Möglichkeiten gehen deutlich über eine lediglich weitere Verringerung der bereits seltenen Arbeitsunfälle hinaus. Schon der Vergleich mit Italien zeigt, dass hier meist ein erhebliches Potenzial schlummert.

Dabei steht die Unternehmensführung vor der Herausforderung, mindestens ein Teil dieses Potenzials zu heben. Die Gesundheits-Roadmap der OrgLinea zeigt die Strukturierung eines erfolgreich durchgeführten Projekts zur systematischen Senkung der krankheitsbedingten Fehlzeiten. Dabei liegt der Fokus sowohl auf betrieblich beeinflussbare Faktoren als auch auf Sensibilisierung der Beschäftigten unter Beachtung der datenschutz- und arbeitsrechtlichen Randbedingungen.

Projekte im Mittelstand müssen schlank sein und schnell zu Ergebnissen führen. Die Gesundheits-Roadmap der OrgLinea besteht aus drei Phasen von der Konzeption und Auswertung über die Sensibilisierung und betriebliche Angebot bis hin zur Integration in die Führungsinstrumente (Abbildung 5).

Abbildung 5
OrgLinea’s Roadmap zur systematischen Senkung der Krankenquote im Mittelstand

Quelle: OrgLinea.

Mit der Senkung des Krankenstandes beginnen

Mehrere betriebsspezifische Quellen liefern Informationen über Potenziale zur Senkung und Hinweise auf mögliche Ursachen des Krankenstandes. Hohe Fehlzeiten können die Folge verbesserungsfähiger Arbeitsplatzgestaltungen und fehlender Priorisierung der Arbeitssicherheit sein. Unmittelbar wirken Unternehmenskultur, Anreize und interne Kommunikation auf den Umgang mit und die Höhe von Fehlzeiten. Kenntnis über die unternehmensspezifische Ausgangslage ist unabdingbar, um wirksame Maßnahmen abzuleiten, diese zu plausibilisieren und zu priorisieren.

Neben klassischen Analysewerkzeugen und Umfragen ermöglichen moderne KI-Tools die Identifikation weitergehender Muster und innovativer Lösungsansätze. Hierbei muss der Datenschutz beachtet werden, der die elektronische Verarbeitung personenbezogener Daten eng begrenzt. Ein Lösungsweg ist die Analyse anonymisierter Daten, die keine Rückschlüsse auf einzelne Personen zulässt.

Fehlzeiten. Die betriebliche Arbeitszeiterfassung liefert erste Erkenntnisse über Häufigkeit und Trend von Fehlzeiten. Interessant sind dabei aggregierte als auch bis auf Teamebene heruntergebrochene Daten. Dauerhaft auffallend hohe Krankenquoten auf Team- oder Bereichsebene können ein Hinweis auf zu adressierende Führungsthemen sein.

Firmenspezifische Daten der Krankenkassen. Jede Krankenkasse mit mindestens 30 Versicherten eines Unternehmens bietet eine spezifische statistische Auswertung an. Die Häufigkeiten der Krankheitsarten im Betrieb können Ansatzpunkte zur Reduktion der Fehlzeiten liefern. Überdurchschnittlich viele Muskel/Skelett-Erkrankungen können auf ergonomische Defizite und erhöhte Atemwegs- und psychische Erkrankungen auf einen erhöhten Vorsorgebedarf hinweisen.

Arbeitsunfälle, Verbandsbücher. Meldepflichtige Arbeitsunfälle sollten Maßnahmen zur künftigen Vermeidung solcher Arbeitsunfälle auslösen. Unterhalb der Meldepflicht enthalten interne Verbandsbücher Informationen über kleinere Verletzungen im Arbeitsalltag und liefern so Hinweise auf betriebliche Verbesserungsmöglichkeiten.

Betriebsarzt. Ein Betriebsarzt unterliegt der ärztlichen Schweigepflicht und darf keine Auskunft über einzelne Beschäftigte geben. Dennoch kann er oder sie Hinweise auf eine mögliche Häufung von Krankheiten und Verletzungen geben oder ergänzende Vorschläge machen zur Senkung der Krankenquote und Verbesserung der Prävention.

Ergänzt werden die Informationen für die Führungsebene durch die individuelle Perspektive der Beschäftigten auf der Arbeitsebene. Dies ergibt dann ein insgesamt rundes Bild mit den betrieblichen Möglichkeiten zur Verbesserung der Gesundheit und Reduzierung von Fehlzeiten.

Bottom-Up-Perspektive. Eine Umfrage unter den Beschäftigten liefert häufig Eindrücke, die der Unternehmensführung bislang nicht oder nicht in dem Ausmaß bekannt waren. Fragen zu Arbeitsplatzgestaltung und Beobachtungen zu den Themen Mobbing, Substanzmissbrauch, Motivation, Arbeitsbelastung und Führungsverhalten können zusätzliche Ansatzpunkte für Verbesserungen liefern. Die direkte Einbeziehung aller Beschäftigten kann zudem die Bereitschaft für Veränderungen erhöhen und so die Gesundheitsinitiative unterstützen. Je nach Arbeitssituation erfolgt die Umfrage per Fragebogen, E-Mail oder Tool (LamaPoll u.a.).

Mit diesen verschiedenen Quellen entsteht ein unternehmensspezifischer Datenschatz, der den Handlungsbedarf aufzeigt und die Ableitung konkreter Maßnahmen mit Priorisierung erlaubt. Hierbei kann Künstliche Intelligenz die Planung plausibilisieren und eventuellen Anpassungsbedarf aufzeigen.

Die Gesundheit der Beschäftigten fördern

Die meisten Verletzungen und Erkrankungen erfolgen außerhalb des Betriebs. Dennoch kann ein Unternehmen eine Vielzahl von Maßnahmen umsetzen, die die Gesundheit und das Gesundheitsbewusstsein der Beschäftigten fördern. Eine Gesundheitsfibel für alle Beschäftigte und künftige Neueinstellungen sensibilisiert für gesunde Körperhaltung, Ernährung, Bewegung, psychische Gesundheit und Vorsorge. Betriebliche Maßnahmen und Angebote unterstützen diese Gesundheitsaspekte.

Ergonomie verbessern. Arbeitsplätze mit guter Ausleuchtung (2.000+ Lux) und sitzende Tätigkeiten mit rückengerechtem Mobiliar ausstatten. Technische Hilfsmittel beschaffen für das Heben schwerer Lasten.

Substanzmissbrauch verhindern. Arbeitssicherheit verlangt strikte Nulltoleranzpolitik im Betrieb. Begründete Verdachtsfälle sofort überprüfen. Rauchpausen sind keine Arbeitszeit. Bei Missbrauch konsequente Nutzung des arbeitsrechtlichen Instrumentariums.

Bewegung fördern. Regelmäßige betriebsinterne Rückenschule, inklusive Hinweisen zum Heben von Lasten. Vorteilskonditionen für lokale Fitness-Studios, Sportvereine und Sportgeschäfte.

Gesunde Ernährung unterstützen. Ausschließlich gesunde Nahrungsmittel in Betriebskantine anbieten, Obst zum Selbstkostenpreis statt stark zuckerhaltiger Snacks.

Mobbing verhindern. Wertschätzende interne Kommunikation. Anschließend Ombudsstelle außerhalb der betrieblichen Hierarchie einrichten mit Vertrauenspersonen als Anlaufstelle für Betroffene.

Vorsorge. Ergänzendes Angebot von freiwilligen Vorsorgeuntersuchungen sowie Grippeschutz- und Covid-Impfungen im Rahmen der betriebsärztlichen Betreuung. Zusätzlich Angebot von Stressseminaren über die Krankenkassen.

Das Gesundheitsmanagement institutionalisieren

Gesundheit als permanente betriebliche Herausforderung etablieren. Notwendigkeiten von Verbesserungen erkennen und umsetzen. Dabei Erfolge und mögliche Misserfolge monitoren. Beschäftigte als auch Führungskräfte einbinden.

Regelmäßiges Bottom-Up-Feedback. Aufnahme der Gesundheitsthemen mit der Möglichkeit zur Abgabe von Verbesserungsvorschlägen in regelmäßige 360°-Feedbacks zwischen Beschäftigten und Führungskräften.

Kennzahlen und Anreize. Integration von aggregierten Fehlzeiten in das betriebliche Controlling-Instrumentarium. Gegebenenfalls Anreize für Führungskräfte. Dagegen sind Anreize für Beschäftigte arbeitsrechtlich stark eingeschränkt, möglich sind Prämien für Gesundheitsworkshops und vergleichbare Aktivitäten, unabhängig von der individuellen Krankenquote.  

Institutionalisierte Gesundheitsgespräche. Gespräche über Gesundheit und Krankheit sind heikel im betrieblichen Alltag. Ärztliche Schweigepflicht und Datenschutz müssen selbstverständlich beachtet werden. Dennoch können Gesundheitsgespräche direkt nach einer krankheitsbedingten Abwesenheit hilfreich sein für die Identifikation möglicher betrieblicher Ursachen oder von ungerechtfertigten Krankmeldungen im Einzelfall.

Regelmäßige Auditierung der Arbeitssicherheit. Aufnahme der Arbeitssicherheit in die betrieblichen Überprüfungsroutinen wie 5S (Sortieren, Standort, Sauberkeit, Standards, Selbstdisziplin) oder SOS (Sicherheit, Ordnung, Sauberkeit). Dies verstetigt eine schnelle Identifikation und Umsetzung von Verbesserungsmaßnahmen.

Einrichtung Ombudsstelle. Interne Anlaufstelle mit Vertrauenspersonen außerhalb der betrieblichen Hierarchie für alle Beschäftigte mit Klärungsbedarf bei möglichem Mobbing oder anderen gesundheitsrelevanten Themen. Bei Bedarf direkter Kommunikationskanal zwischen Ombudsstelle und Geschäftsführung.

Potenziale realisieren

Die Anwendung der OrgLinea-Roadmap in einem deutschen Industrieunternehmen mit knapp 200 Beschäftigten lieferte eine Reduktion der Krankenquote um 60 % nach Kick-Off (Abbildung 6). Bei einer Personalaufwandsquote von 35 % ergibt hier die Senkung der Krankenquote um 2,3 Prozentpunkte eine kalkulatorische Verbesserung der Umsatzrentabilität um 0,8 Prozentpunkte.

Abbildung 6
Reduktion der Krankenquote um 60 % in einem Industrieunternehmen

Quelle: OrgLinea.

Die Senkung der Krankenquote kann sowohl das Wohlbefinden der Beschäftigten steigern als auch einen positiven Beitrag zur Rentabilität leisten.

Potenziale und deren Realisierung hängen von der unternehmensspezifischen Ausgangslage ab. Realistisch ist eine nachhaltige Senkung krankheitsbedingter Abwesenheiten von 30 % bis 60 % bei einer Projektdauer von vier bis acht Wochen. Konsequentes Vorgehen, die Verankerung des Vorhabens in der Geschäftsführung und eine sensible Kommunikation schaffen eine Basis für den Erfolg.

Mit OrgLinea Fehlzeiten senken und Wettbewerbsfähigkeit stärken

OrgLinea unterstützt mittelständische Unternehmen dabei, krankheitsbedingte Fehlzeiten messbar, rechtssicher und nachhaltig zu reduzieren – ohne bürokratische Programme oder Aktionismus.

Was OrgLinea unterscheidet

• Klare wirtschaftliche Perspektive. Krankenstand wird als Produktivitäts- und Profitabilitätshebel betrachtet – nicht als HR-Thema.
• Schlanke Methodik mit schneller Wirkung. Fokus auf Daten, Führung und konkrete Maßnahmen statt komplexer Gesundheitsprogramme.
• Praxisbewährt im Mittelstand. Umsetzbare Lösungen für Organisationen mit begrenzten Ressourcen, aber hohem Ergebnisanspruch.
• Rechts- und datenschutzkonform. Sensible Themen werden professionell adressiert – ohne Risiken für Unternehmen oder Führungskräfte.

Ergebnis: Weniger Fehlzeiten, höhere Produktivität, bessere Wettbewerbsposition.

Wenn Sie den Krankenstand in Ihrem Unternehmen systematisch senken wollen, sprechen Sie mit uns. In einem unverbindlichen Erstgespräch klären wir, welches Potenzial in Ihrem Unternehmen steckt.

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